Tại sao các ông chủ nên nói "Có" khi nhân viên yêu cầu các ưu đãi đặc biệt

Quy tắc một kích thước phù hợp với tất cả có vẻ dễ dàng hơn và công bằng hơn. Nhưng trong thực tế, điều ngược lại thường đúng.

Kể từ khi đại dịch bắt đầu, nhiều nhân viên muốn trở thành ngoại lệ của quy tắc.

Họ muốn những thỏa thuận được cá nhân hóa khác với những thỏa thuận mà đồng nghiệp của họ có - từ làm việc từ xa đến một lịch trình phù hợp cho đến một công việc được làm lại phù hợp hơn với sở thích và mục tiêu của họ.

Nhưng nhiều nhà quản lý không biết làm thế nào để thực hiện các giao dịch này, hoặc thậm chí có nên xem xét chúng ngay từ đầu hay không. Họ đã quen với một nơi làm việc có kích thước phù hợp với tất cả mọi người, ít nhất thì bề ngoài có vẻ dễ dàng hơn và công bằng hơn. Và họ lo lắng rằng việc phạm sai lầm với những giao dịch cá nhân này sẽ dẫn đến căng thẳng và bất bình từ các nhân viên khác.

Nhưng sau khi dành cả sự nghiệp của mình để nghiên cứu cách cá nhân người lao động thương lượng cái mà chúng tôi gọi là “tôi thỏa thuận”, chúng tôi tin rằng điều ngược lại là đúng: Những thoả thuận này có thể làm cho nơi làm việc trở thành một môi trường công bằng hơn và khiến nhân viên có nhiều khả năng làm việc tốt nhất của họ.

Nếu đó là các ông chủ xử lý các cuộc đàm phán này theo cách đúng đắn. Đây là cách họ có thể biến điều đó thành hiện thực.

Tại sao thực hiện giao dịch?

Hãy cùng tìm hiểu lý do tại sao nhà tuyển dụng nên xem xét "tôi thỏa thuận" ngay từ đầu.

Trong thời đại mà nhiều người chuyển đổi công việc hơn, các giao dịch được cá nhân hóa có thể giúp các ông chủ giữ chân những nhân viên có giá trị, bằng cách trao cho họ cơ hội và sự sắp xếp mà họ không thể tìm thấy ở những nơi khác. Các nhà quản lý giỏi nhất nhận ra rằng một quy mô không phù hợp với tất cả và nhân viên sẽ phát triển trong những điều kiện tốt nhất cho họ. Ví dụ: bạn có thể cấp cho nhân viên sự linh hoạt đặc biệt để làm việc chăm sóc cha mẹ già. Một nhà tư vấn thông thạo tiếng Hàn có thể được phép làm việc chuyên về các khách hàng có trụ sở tại Hàn Quốc.

Khi bạn không cho phép ngoại lệ, nhiều người sẽ làm việc kém hiệu quả hơn và kém hạnh phúc hơn họ có thể.

Ngoài ra, các giao dịch "tôi thỏa thuận" một lần có thể truyền cảm hứng cho các phương pháp và chính sách mới giúp ích cho toàn công ty. Trong một trường hợp, một công ty công nghệ đang thương lượng với một đại diện bán hàng muốn giảm bớt việc đi lại. Trong quá trình điều chỉnh công việc, doanh nghiệp đã tạo ra những cách mới để trình diễn sản phẩm từ xa - những phương pháp mà bất kỳ đại diện bán hàng nào cũng có thể sử dụng. Các hệ thống mới đã thực hiện tốt hơn công việc thu hút khách hàng.

Trong một ví dụ khác, một chuyên gia CNTT yêu cầu được giáo dục nâng cao về hệ thống chăm sóc sức khỏe đã truyền cảm hứng cho công ty bắt đầu một dây chuyền dịch vụ mới cho toàn công ty - cung cấp các công cụ kỹ thuật để hỗ trợ việc ra quyết định lâm sàng. Thỏa thuận được cấp để thưởng cho một chuyên gia chăm chỉ, nhưng dòng dịch vụ mới là một lợi ích không lường trước được.

Đừng chỉ nghĩ tới thời giờ và tiền bạc

"Tôi thỏa thuận" không chỉ là tiền bạc và giờ làm việc. Chúng có thể là về cách các công việc được cấu trúc hoặc công việc được thực hiện, tận dụng sự độc đáo của các cá nhân. Những người nước ngoài mặc cả để di chuyển ngựa và đại dương cầm trong nhiệm vụ ở nước ngoài của họ. Nhân viên văn phòng thương lượng để loại bỏ việc nộp báo cáo tạm thời cho sếp, hoặc thay vào đó là việc kiểm tra hàng tháng. Các chuyên gia công nghệ thông tin mặc cả để thực hiện công việc của họ từ Bahamas thay vì Omaha, đến văn phòng trong bộ đồ đổ mồ hôi thay vì bộ quần áo, hoặc nghỉ hai tháng một năm để đi leo núi.

Hãy suy nghĩ về phép trừ - không chỉ là phép cộng

Nghiên cứu chỉ ra rằng những người lao động được cấp "tôi thỏa thuận" vì sự phát triển và thăng tiến của họ có thể trải qua khối lượng công việc tăng lên. Tuy nhiên, các ông chủ thường mù quáng với ý tưởng về phép trừ - nghĩa là loại bỏ các nhiệm vụ không quan trọng khỏi trách nhiệm của một người. Việc bổ sung có xu hướng được các nhà quản lý đặc biệt ưa thích, bởi vì thêm một thứ gì đó thường cảm thấy dễ dàng hơn và ít gây phiền nhiễu hơn so với việc lấy đi một thứ gì đó. Có vẻ như họ cảm thấy rằng các giao dịch đặc biệt không nên đi kèm với ít việc phải làm hơn.

Nhưng phép trừ có thể giúp hỗ trợ thỏa thuận mới, và sẽ được các nhân viên có giá trị đặc biệt đánh giá cao. Do đó, các sếp nên cởi mở nếu một nhân viên muốn bỏ nhiệm vụ không quan trọng để người khác có thể làm dễ dàng hơn hoặc cản trở sự phát triển sự nghiệp.

Hãy chuẩn bị để thử nghiệm

Bởi vì "tôi thỏa thuận" là ngoại lệ, không thể lường trước được hoàn toàn lợi ích và chi phí của chúng, vì vậy việc đóng khung thương lượng như một thử nghiệm hoặc thí điểm sẽ giúp quá trình này dễ dàng hơn. Nó cho phép công ty và nhân viên xem lại các giao dịch theo thời gian để xem họ đang hoạt động tốt như thế nào - và thiết kế lại hoặc loại bỏ chúng cho phù hợp. Việc áp dụng quy trình này cũng mang lại cho đồng nghiệp cảm giác công bằng hơn, vì tồn tại một quy trình để giải quyết các vấn đề tiềm ẩn. Trong trường hợp một người quản lý đã thương lượng để đi làm thêm để dành nhiều thời gian hơn ở nhà với cậu con trai nhỏ của mình, sếp của anh ta đã yêu cầu xem xét lại việc sắp xếp ba tháng một lần. Theo thời gian, người quản lý bán thời gian đã điều chỉnh lịch trình và cách thức làm việc của mình để giúp mọi thứ diễn ra suôn sẻ hơn - bao gồm cả việc nhân viên đang phát triển tốt hơn để tự mình đưa ra nhiều quyết định hơn.

Hãy minh bạch

Một trưởng khoa trong trường đại học của chúng tôi đã từng nói với chúng tôi rằng nếu anh ta không cảm thấy thoải mái khi đăng một thỏa thuận lên bàn thảo luận của văn phòng, thì có lẽ anh ta không nên thực hiện. Giám đốc kinh doanh của anh ấy ghi lại các điều khoản của bất kỳ thỏa thuận nào của "tôi thỏa thuận", vì vậy nếu đồng nghiệp nhận được thỏa thuận và cũng muốn có thỏa thuận đó, thì các đặc điểm của thỏa thuận cần được giữ lại để xem xét kỹ lưỡng.

Ngoài ra, mặc dù không phải lúc nào bạn cũng có thể chia sẻ thông tin chi tiết cụ thể về "tôi thỏa thuận" của một nhân viên do lo ngại về quyền riêng tư - đặc biệt khi liên quan đến các vấn đề sức khỏe - bạn nên nói rõ về các trường hợp đảm bảo "tôi thỏa thuận". Quá nhiều người quản lý tuân theo chính sách “không hỏi, không nói”, nhưng sự bí mật làm suy yếu lòng tin và sự công bằng. Nhận các yêu cầu cơ bản để cấp phép cho "tôi thỏa thuận" cởi mở trong các cuộc trò chuyện với nhân viên và tại các cuộc họp nhóm. Và nếu một số người muốn thứ gì đó không thể cung cấp cho tất cả, hãy cân nhắc xem việc thay thế có thể phù hợp hay không, chẳng hạn như cơ hội luân phiên để tham dự các hội nghị hoặc các cuộc họp cấp cao.

Nhìn chung, chúng tôi nhận thấy rằng các lý do sức khỏe thể chất và tinh thần cho "tôi thỏa thuận" được chấp nhận rộng rãi đối với các nhân viên khác, đặc biệt nếu cá nhân đó có tình trạng tốt trước khi các vấn đề sức khỏe phát sinh. Tương tự như vậy, "tôi thỏa thuận" dưới hình thức sắp xếp công việc đặc biệt được cấp sau khi hoàn thành một dự án đầy thử thách hoặc một năm bận rộn báo hiệu sự tôn trọng đối với sự đóng góp cao cũng như cung cấp sự linh hoạt đặc biệt để giúp một người dễ dàng chấp nhận các trách nhiệm mới.

Hãy trung thực khi bạn nói “không”

Tính minh bạch cũng rất quan trọng khi bạn giao cho một nhân viên một thỏa thuận nhưng phải từ chối yêu cầu của người khác. Trước tiên, hãy tự hỏi bản thân: Có phải vấn đề về hiệu suất hoặc độ tin cậy của người đó không? Hay các yêu cầu công việc có nghĩa là bạn chỉ có thể cấp phép linh hoạt cho một số ít?

Trong cả hai trường hợp, lời giải thích của bạn phải rõ ràng và hợp lý. Nếu bạn cho rằng sự linh hoạt không phải là vấn đề hiệu suất hoặc độ tin cậy, hãy nói với người đó. Thay vì “Không”, hãy cân nhắc nói “Chưa” và trình bày hành vi công việc mà người đó phải thể hiện để biện minh cho một thỏa thuận đặc biệt, sau đó tiếp tục theo dõi.

Giả sử hai người muốn làm việc tại nhà nhưng bạn chỉ tin tưởng một người làm việc từ xa tốt. Hãy nói rõ rằng sự sắp xếp đặc biệt này được cấp cho những người có thành tích cao, những người tự làm việc tốt. Người lao động kém tin cậy hơn có thể được cung cấp khả năng làm việc tại nhà trong tương lai nếu họ cải thiện.

Nhưng nếu tồn tại những ràng buộc thực sự về số lượng thỏa thuận đặc biệt mà bạn có thể cấp, hãy nói rõ cho tất cả nhân viên biết các điều kiện đảm bảo đưa ra một ngoại lệ đối với quy tắc. Bạn cần một chính sách rõ ràng dựa trên các nguyên tắc và tuân thủ các nguyên tắc đó. Những sắp xếp đặc biệt cho những người lao động có vị thế tốt, có thâm niên hoặc có nhu cầu đặc biệt có xu hướng được coi là hợp pháp.

Khi người lao động cảm nhận quy trình là công bằng, họ có nhiều khả năng xem quyết định của bạn là công bằng ngay cả khi đó không phải là điều họ muốn nghe. Không ai phải cảm thấy xấu hổ khi đạt được một thỏa thuận "tôi thỏa thuận", hoặc ghen tị hoặc tức giận với những người khác, khi họ biết rằng họ đã đạt được thông qua một quy trình mở dành cho tất cả mọi người.

Lưu ý đến các giá trị của tổ chức

Việc đưa ra một thỏa thuận đi ngược lại các giá trị hoặc chuẩn mực ứng xử của tổ chức khó có thể được các đồng nghiệp chấp nhận. Một công ty mà chúng tôi biết đã chuyển gia đình của một giám đốc người nước ngoài ra nước ngoài cùng với tình nhân của anh ta và con ngựa của cô ấy. Khi thỏa thuận được công khai, nó đã trở thành biểu tượng của sự thái quá và thiên vị về mặt quản lý, và đã gây phẫn nộ sâu sắc.

Hơn nữa, hãy cẩn thận về việc thưởng cho những người sử dụng "tôi thỏa thuận" như một chiến thuật thương lượng. Những người ngang hàng thường bực bội ai đó nhận được nhiều tiền hơn sau khi dọa nghỉ việc, trong khi mức lương của họ vẫn giữ nguyên. Việc người được tăng lương có lời đề nghị làm việc ở nơi khác có thể khiến tình hình trở nên tồi tệ hơn, vì nó trừng phạt những người không thể dễ dàng nhận và di chuyển. Người có lời mời làm việc có thực sự làm việc hiệu quả hơn các đồng nghiệp không?

Chỉ khen thưởng cho mọi người vì khả năng di chuyển cũng làm giảm lòng trung thành và những đóng góp mà những người khác tiếp tục thực hiện mà không được tăng lương - khiến toàn bộ tình hình trở nên bất bình đẳng hơn. Và tất nhiên, thưởng cho những nhân viên liên tục cố gắng nhận được các ưu đãi đặc biệt là một cách chắc chắn để tạo ra sự phẫn nộ hơn nữa đối với đồng nghiệp. Những người mặc cả lặp đi lặp lại như vậy thường yêu cầu những điều có thể khiến đồng nghiệp của họ khó chịu nhất.

Theo Wall Street Journal

Nhấn vào nút bên dưới và đăng ký ngay các khóa đào tạo của chúng tôi