Asynchronous Work-Công việc không đồng bộ : Nó là gì và làm thế nào để nó hoạt động cho nhóm của bạn

Tóm tắt :

• Công việc không đồng bộ là gì?

• Lợi ích của công việc không đồng bộ

• 6 mẹo để trở thành một công ty không đồng bộ hơn

• Khi nào là công việc đồng bộ tốt nhất?

Mặc dù các doanh nghiệp ở khắp mọi nơi đã chuyển sang mô hình làm việc kết hợp vĩnh viễn hoặc hoàn toàn từ xa do đại dịch, nhưng một số doanh nghiệp vẫn bỏ qua những lợi ích của công việc không đồng bộ. Công việc đồng bộ (chẳng hạn như phiên động não mà không có sự đánh giá hoặc cuộc họp nhóm) là đặc điểm nổi bật của môi trường văn phòng trực tiếp, trong khi công việc không đồng bộ thường liên quan đến công việc từ xa.

Ngay cả khi công ty của bạn hoạt động từ xa, nhóm của bạn có thể không tập trung vào công việc không đồng bộ và gặt hái tất cả những lợi ích mà nó mang lại. May mắn thay, việc chuyển đổi sang kết hợp các quy trình công việc không đồng bộ có thể dễ dàng hơn bạn nghĩ.

=> Chìa khóa rút ra :

• Công việc không đồng bộ cho phép nhân viên làm việc theo tốc độ của riêng họ.

• Công việc không đồng bộ có thể mang lại sự linh hoạt cao hơn và thời gian làm việc không bị gián đoạn lâu hơn.

• Bạn không cần phải đi 100% không đồng bộ để gặt hái những lợi ích.

• Trong một số tình huống, giao tiếp đồng bộ vẫn là hiệu quả nhất.

1. Công việc không đồng bộ là gì?

Công việc không đồng bộ (còn được rút ngắn thành “async”) đơn giản có nghĩa là nhân viên làm việc theo thời gian của riêng họ mà không mong đợi người khác phản hồi ngay lập tức. Thay vì yêu cầu hoặc mong đợi nhân viên trực tuyến, sẵn sàng và phản hồi trong giờ làm việc đã định, các công ty hoạt động không đồng bộ cho phép nhân viên của họ hoàn thành nhiệm vụ và trả lời đồng nghiệp khi thuận tiện cho họ và trong khung thời gian hợp lý, chẳng hạn như 24 giờ.

Công việc không đồng bộ có thể cảm thấy đáng sợ đối với những người luôn làm việc tại văn phòng hoặc giao tiếp đồng bộ. Và ban đầu bạn thường có những lo lắng: Nếu tôi cần phản hồi ngay lập tức từ đồng nghiệp thì sao? Chúng ta sẽ hợp tác như thế nào nếu chúng ta không giao tiếp trong thời gian thực? Chúng ta sẽ chia sẻ cập nhật trạng thái như thế nào nếu không có cuộc họp? Đây là tất cả những câu hỏi tự nhiên phải có, nhưng sự thật là rất có thể bạn đã làm việc không đồng bộ ở dạng này hay dạng khác.

Ví dụ về truyền thông đồng bộ

• Gặp mặt trực tiếp

• Cuộc gọi điện thoại

• Các nền tảng nhắn tin tức thời như Slack hoặc Google Chat

• Cuộc gọi video qua Zoom hoặc Microsoft Teams

Ví dụ về giao tiếp không đồng bộ email

• Các nền tảng nhắn tin tức thời như Slack hoặc Google Chat

• Các hệ thống quản lý dự án như Trello hoặc Asana

• Các nền tảng chia sẻ tài liệu dựa trên đám mây như Google Workspace

Nhiều công cụ có thể được sử dụng đồng bộ hoặc không đồng bộ, tùy thuộc vào mong đợi của người dùng. Nếu nhóm của bạn sử dụng Google Trò chuyện để đặt câu hỏi nhưng mong đợi câu trả lời ngay lập tức trừ khi trạng thái của người đó là "đang họp" thì bạn đang sử dụng công cụ này một cách đồng bộ. Mặt khác, khi bạn gửi một tin nhắn với kỳ vọng rằng đồng nghiệp của bạn sẽ liên lạc lại với bạn theo tốc độ của riêng họ, thì bạn đang sử dụng giao tiếp không đồng bộ.

2. Lợi ích của công việc không đồng bộ

Làm việc không đồng bộ có nhiều lợi ích, nhưng tất cả chúng đều có thể được chắt lọc thành một: Async giúp mọi người cộng tác từ các địa điểm khác nhau làm việc hiệu quả hơn.

McKenna Sweazey , chuyên gia về nơi làm việc từ xa và kết hợp, đồng thời là tác giả của How to Win Friends and Manage Remotely , cho biết: “Lợi ích hàng đầu là async cho phép mọi người thực sự tận dụng lợi thế của công việc từ xa . “Nếu được thực hiện tốt, giao tiếp có thể diễn ra hiệu quả trong toàn tổ chức bất kể múi giờ hay giờ làm việc.”

Ví dụ, lấy công ty vận chuyển hàng hóa Flexport . Với các văn phòng và nhà kho trên khắp thế giới, “họ có ít thời gian hơn để giao tiếp trực tiếp với nhau,” Thomas Kunjappu , Giám đốc điều hành và đồng sáng lập của Cleary , một nền tảng trải nghiệm nhân viên coi Flexport là khách hàng, cho biết. Ông nói thêm: “Bạn càng đi theo hướng này, thì điều quan trọng hơn là phải có cơ bắp để giao tiếp và cộng tác một cách không đồng bộ. Nếu Flexport cần liên lạc liên tục theo thời gian thực để vận hành các hoạt động, khoảng thời gian họ phải làm như vậy sẽ nhanh chóng trở thành nút thắt cổ chai do các múi giờ khác nhau. Vì vậy, thay vào đó, các nhóm phân tán như Flexport sẽ tìm cách hoạt động không đồng bộ.

Tuy nhiên, ngay cả khi nhóm của bạn không trải rộng trên toàn cầu, cộng tác không đồng bộ vẫn có thể hữu ích cho công ty của bạn. Dưới đây là ba cách làm việc không đồng bộ có thể giúp ích cho tổ chức của bạn.

Nó mang lại sự linh hoạt hơn.

Lợi ích được ca ngợi nhiều nhất của công việc từ xa hoặc kết hợp là tính linh hoạt. Nhưng những nhân viên làm việc từ xa, những người đang dành cả ngày của họ cho các cuộc họp giáp lưng hoặc dán mắt vào Slack để giải quyết các yêu cầu của đồng nghiệp không thực sự thích một môi trường làm việc linh hoạt. Khi công việc từ xa trở thành công việc không đồng bộ, khả năng hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên không còn phụ thuộc vào sự sẵn sàng của đồng nghiệp. Với khả năng linh hoạt làm việc theo lịch trình của riêng họ và bắt đầu ngày làm việc bất cứ lúc nào, những người làm việc không đồng bộ có thể hoàn thành nhiệm vụ của họ đồng thời đảm đương trách nhiệm cá nhân, đưa đón con cái đi học, v.v.

Công việc không đồng bộ cũng cho phép công ty của bạn thuê nhân viên làm việc từ xa ở các múi giờ khác nhau. Điều đó có nghĩa là nhân viên có thể linh hoạt sống ở nơi họ muốn trong khi làm việc từ xa cho công ty của bạn — và công ty của bạn có thể thuê những nhân tài giỏi nhất , bất kể vị trí của họ.

Nó cho phép các loại tính cách khác nhau phát triển tại nơi làm việc.

Kunjappu cho biết Async giúp các công ty “đạt được kết quả kinh doanh tốt hơn bằng cách giải phóng sự đa dạng trong tư duy”. Không phải ai cũng nghĩ trên đôi chân của họ. Một số cá nhân không cảm thấy thoải mái khi đóng góp trong các nhóm lớn hoặc động não trước những người khác. “[Async] kết hợp tốt hơn công việc của những người hướng nội hơn hoặc những người thích [có] thời gian để xử lý các ý tưởng trước khi họ đóng góp cho một sáng kiến,” ông lưu ý. “Vì vậy, [tầm quan trọng được đặt vào] phản ứng 'suy nghĩ nhanh' ít hơn, cho phép 'suy nghĩ chậm' có chủ ý có giá trị."

Nó khuyến khích thời gian làm việc sâu và tập trung lâu hơn.

Giao tiếp đồng bộ có thể dẫn đến sự gián đoạn thường xuyên, điều này có thể gây khó khăn cho việc đạt được sự tập trung sâu và tư duy phản biện cần thiết cho các nhiệm vụ như viết, mã hóa, lập chiến lược và giải quyết vấn đề.

Trong các nhóm không đồng bộ, vì họ không được kỳ vọng sẽ trả lời đồng nghiệp ngay lập tức, nên nhân viên có nhiều thời gian hơn để tập trung sâu hơn vào công việc hiện tại — và kết quả là tạo ra các giải pháp tốt hơn và công việc sáng tạo hơn. Trên thực tế, nghiên cứu được công bố trên Harvard Business Review cho thấy việc cắt giảm các cuộc họp (một hình thức giao tiếp đồng bộ) có thể làm tăng cảm giác năng suất và quyền tự chủ của nhân viên .

3. 6 mẹo để trở thành một công ty không đồng bộ hơn

Trở thành một công ty không đồng bộ 100% chỉ sau một đêm là không thực tế và nhiều công ty không quan tâm đến việc thực hiện một sự thay đổi triệt để như vậy. Nhưng bạn không cần phải áp dụng cách tiếp cận tất cả hoặc không có gì khi kết hợp nhiều yếu tố khác của công việc không đồng bộ tại công ty của bạn — và gặt hái những lợi ích.

Tammy Bjelland , người sáng lập kiêm Giám đốc điều hành của Workplaceless , một công ty cung cấp dịch vụ đào tạo cho những nơi làm việc kết hợp và từ xa , cho biết: “Vấn đề không phải là chuyển mọi thứ sang giao tiếp không đồng bộ — mà là cân bằng . “Các nhóm chủ yếu dựa vào giao tiếp đồng bộ sẽ bị kiệt sức bên cạnh các hầm chứa thông tin và các nhóm phụ thuộc quá nhiều vào giao tiếp không đồng bộ có thể bị cô lập và vốn xã hội hạn chế.”

Đối với nhiều tổ chức, dần dần làm việc để trở thành một nơi làm việc không đồng bộ hơn vẫn sẽ mang lại nhiều lợi ích nói trên. Nhưng thay đổi quy mô lớn như đại tu toàn bộ cách bạn làm việc và giao tiếp cần có thời gian. Bước đầu tiên, các công ty cần đặt nền móng bằng cách quyết định các quy trình mới; kỳ vọng; và các địa điểm chứa nội dung, tài liệu và tài nguyên.

Giống như việc học cách quản lý các nhóm từ xa hoặc dẫn dắt một cuộc họp kết hợp hấp dẫn cần có thời gian, thực hành và sáng tạo, tiến tới không đồng bộ cũng yêu cầu như vậy. Đây là cách để bắt đầu.

Ngừng trò chuyện trong email.

Một nhược điểm lớn của email là nó giữ thông tin ẩn khỏi những người khác. Khi công ty của bạn chuyển sang một mô hình làm việc không đồng bộ hơn, bạn sẽ muốn thông tin có thể truy cập được đối với tất cả những người cần nó — không bị ẩn trong các chuỗi email. Cân nhắc ứng dụng hội thoại và quyết định tập trung, chẳng hạn như Slack hoặc Chủ đề , cho phép bạn gắn thẻ các cá nhân, quét các cuộc hội thoại và xem ai đã đọc chủ đề của bạn.

Giúp nhân viên trở thành những người viết tốt hơn.

Các công ty không đồng bộ phụ thuộc vào các thành viên trong nhóm để trở thành những người viết mạnh mẽ, hiệu quả. Vì bạn sẽ không có quyền truy cập vào quá trình trao đổi qua lại (thường không hiệu quả) diễn ra khi thông điệp của đồng nghiệp không rõ ràng hoặc khó hiểu, nên nhân viên cần học cách giao tiếp tổng thể tốt hơn. Có rất nhiều tài nguyên có sẵn để học những kiến ​​thức cơ bản về cách viết và giao tiếp hiệu quả trong kinh doanh, hoặc công ty của bạn có thể triển khai một chương trình học tập và phát triển tập trung vào các kỹ năng giao tiếp.

Thay thế các cuộc họp bằng các giải pháp thay thế hiệu quả hơn bất cứ khi nào có thể.

Đối với các công ty đang làm việc để chuyển sang giao tiếp và cộng tác không đồng bộ, việc giảm số lượng cuộc họp trên lịch là một nơi tuyệt vời để bắt đầu. Đầu tiên, hãy liệt kê tất cả các cuộc họp mà bạn thường xuyên tổ chức và đánh giá mục đích của từng cuộc họp. Sau đó, “xác định bất kỳ cuộc họp nào có thể được chuyển đổi thành các quy trình không đồng bộ hoặc kết hợp,” Bjelland khuyên. “Ví dụ: các cuộc họp [trong đó] mục đích chính là để thông báo, cập nhật hoặc cộng tác có thể dễ dàng được chuyển đổi thành một quy trình không đồng bộ.”

Các cuộc họp mà bạn đang tổ chức để chia sẻ thông tin có thể trở thành video Loom — trong đó bạn có thể ghi lại chính mình nói trong khi đồng thời ghi lại màn hình của mình để hướng dẫn đồng nghiệp về một quy trình hoặc bản cập nhật — hoặc các tin nhắn được soạn thảo cẩn thận mà bạn chia sẻ thông qua công cụ giao tiếp của công ty, như Slack hoặc Chủ đề . Và các cuộc họp với mục đích là cộng tác có thể trở thành công việc không đồng bộ trong tài liệu được chia sẻ trên Google Tài liệu hoặc trên bảng trắng kỹ thuật số như Mural hoặc Miro , nơi bạn có thể cộng tác với những người khác trên canvas kỹ thuật số được chia sẻ với các tính năng như ghi chú dán, bỏ phiếu và nhận xét .

Nhận được sự hỗ trợ từ lãnh đạo.

Việc chuyển đổi sang một nơi làm việc không đồng bộ hơn đòi hỏi phải có sự đồng ý của các giám đốc điều hành . Sweazey cho biết: “Lãnh đạo cấp cao phải cam kết đầu tư vào công nghệ phù hợp, ưu tiên thời gian cần thiết để ghi lại mọi thứ và đánh giá đúng ưu điểm của tinh thần đồng đội phân tán, hiệu quả để các công ty không đồng bộ thành công”. Nếu văn hóa công ty của bạn vẫn khuyến khích làm việc đồng bộ như gặp mặt trực tiếp, nhân viên có thể khó áp dụng các phương pháp không đồng bộ mà không cảm thấy như họ đang phá vỡ tiêu chuẩn.

Người quản lý cũng sẽ chịu trách nhiệm lãnh đạo nhóm của họ trong quá trình thay đổi này, điều đó có nghĩa là họ sẽ phải lập mô hình cho các phương pháp cộng tác và giao tiếp mới. Bjelland nói: “Các nhà lãnh đạo muốn hỗ trợ nhóm của họ chuyển đổi sang các phương pháp giao tiếp không đồng bộ hơn phải tự mô hình hóa tư duy và hành vi thay đổi. “Điều này bắt đầu với sự phản ánh trung thực về cách suy nghĩ và thói quen của chính họ đóng góp vào một nền văn hóa nặng về đồng bộ.” Từ đó, các nhà lãnh đạo có thể thực hiện bất kỳ thay đổi và điều chỉnh hành vi cần thiết nào.

Chỉ định một phương tiện cụ thể cho các yêu cầu khẩn cấp.

Khi bạn tiến tới trở thành một công ty không đồng bộ hơn, hãy đảm bảo có sẵn một kế hoạch liên lạc khẩn cấp. Vì nhân viên sẽ không kiểm tra hoặc trả lời tất cả các tin nhắn và yêu cầu vào một thời điểm cụ thể, nên bạn cần một cách để gửi tin nhắn mà đồng nghiệp sẽ nhìn thấy, chẳng hạn như kênh #urgent Slack chuyên dụng hoặc tin nhắn đến điện thoại cá nhân hoặc cơ quan của họ. Điều này có nghĩa là nhân viên cần được thiết lập trước các số liên lạc cần thiết—trước khi xảy ra trường hợp khẩn cấp.

Khi nghi ngờ, hãy giao tiếp quá mức.

Với giao tiếp không đồng bộ, sự rõ ràng là chìa khóa. Nhân viên nên đặt mục tiêu ngắn gọn nhưng thấu đáo trong các thông điệp của họ và sử dụng phương tiện được chỉ định để cắt giảm càng nhiều càng tốt.

Ví dụ: giả sử bạn đang yêu cầu trợ giúp từ người quản lý nội dung mới được giới thiệu để tạo nghiên cứu điển hình về khách hàng. Thay vì gửi một tin nhắn Slack nhanh nhưng không rõ ràng cho đồng nghiệp của bạn với nội dung: “Bạn có thể giúp tôi viết một nghiên cứu điển hình cho khách hàng X không?” bạn nên cụ thể hơn trong yêu cầu của bạn. Đây là một ví dụ về những gì bạn có thể viết thay thế. Chỉ cần đảm bảo thêm liên kết vào các tệp, thư mục, hướng dẫn và ví dụ thích hợp nếu có thể áp dụng cho công ty của bạn.

Xin chào,

Bạn có thể vui lòng viết bản thảo đầu tiên của một nghiên cứu điển hình cho khách hàng ABC cho tôi được không? Bạn có thể tìm thấy các thông số kỹ thuật nội dung cho các nghiên cứu điển hình dưới tiêu đề “Nghiên cứu điển hình” cũng như các nguyên tắc nội dung chung trong Hướng dẫn về văn phong của chúng tôi. Ngoài ra, tôi đã bao gồm một liên kết đến các nghiên cứu điển hình trước đây mà chúng tôi đã xuất bản, đây sẽ là một hướng dẫn hữu ích.

Tôi đã thực hiện cuộc phỏng vấn và đã sao chép nó, cả hai bạn sẽ tìm thấy trong một thư mục ở đây. Đây là liên kết đến thư mục khách hàng của X với thông tin về thời điểm họ bắt đầu làm việc với chúng tôi lần đầu tiên, sản phẩm và dịch vụ nào họ hiện đang sử dụng và bất kỳ điều gì khác mà bạn có thể cần biết về mối quan hệ của họ với chúng tôi. Tôi hy vọng nó sẽ được xuất bản trong vòng hai tuần, vì vậy thật tuyệt nếu bạn nhận được bản nháp đầu tiên sau một tuần kể từ hôm nay. Vui lòng cho tôi biết nếu tôi có thể cung cấp thêm ngữ cảnh hoặc trả lời bất kỳ câu hỏi nào.

Tốt Nhất,

Tên Của Bạn

Với tất cả thông tin và chi tiết có trong thông báo thứ hai, đầy đủ hơn, đồng nghiệp mới của bạn sẽ hiểu chính xác những gì được mong đợi ở họ, nơi họ có thể tìm thấy các tài nguyên bổ sung, lịch trình tổng thể của dự án và thời điểm họ cần hoàn thành nhiệm vụ của mình. Tin nhắn đầu tiên để lại rất nhiều câu hỏi chưa được trả lời, gây nhầm lẫn, trong khi tin nhắn thứ hai cung cấp câu trả lời và định hướng rõ ràng.

4. Khi nào là công việc đồng bộ tốt nhất?

Mặc dù giao tiếp và cộng tác không đồng bộ có nhiều lợi ích nhưng chúng không phải là lựa chọn tốt nhất trong mọi tình huống. Và trong khi hướng tới một công ty không đồng bộ hơn có thể giúp nhân viên tạo ra công việc tốt hơn, thì có những lúc giao tiếp đồng bộ được ưu tiên hơn. Đây là thời điểm nên gắn bó với giao tiếp đồng bộ, chẳng hạn như cuộc họp Zoom , thảo luận trực tiếp hoặc gọi điện thoại.

• Một đối một : Một đối một phục vụ nhiều mục đích. Chúng có thể được sử dụng để tổ chức các cuộc trò chuyện phát triển nhân viên , xem xét các bản cập nhật dự án, trao đổi phản hồi cũng như xây dựng và củng cố mối quan hệ giữa người quản lý và nhân viên. Đây là lý do cuối cùng khiến cho việc đăng ký thường xuyên với các thành viên trong nhóm của bạn phù hợp hơn với cuộc trò chuyện diễn ra tự do hơn là giao tiếp không đồng bộ.

• Cuộc trò chuyện khó khăn : Cần nói về hiệu suất kém , giải quyết vấn đề về quan hệ nhân viên hoặc thảo luận về một chủ đề khó khác ? Gắn bó với cách giao tiếp truyền thống để bạn có thể đọc được ngôn ngữ cơ thể và điều chỉnh giọng điệu khi cần. Có thể dễ hiểu sai một tin nhắn bằng văn bản, đặc biệt nếu nội dung nhạy cảm. Trong những thời điểm này, giao tiếp qua lại bằng lời nói sẽ tốt hơn.

• Tình huống khẩn cấp : Nếu có sự cố bạn cần khắc phục ngay lập tức, hãy tránh không đồng bộ và sử dụng phương tiện chuyên dụng của bạn cho các yêu cầu khẩn cấp. Các sự cố như thông báo lỗi 404 trên trang web của công ty hoặc khả năng rò rỉ dữ liệu cần được chú ý ngay lập tức và không thể đợi phản hồi không đồng bộ.

—

Mặc dù việc chuyển đổi sang một quy trình công việc không đồng bộ hơn không phải là một quá trình nhanh chóng cũng như không gặp phải những thách thức, nhưng công việc không đồng bộ mang đến cơ hội linh hoạt hơn, khối lượng thời gian không bị gián đoạn lớn hơn cho công việc chuyên sâu và tư duy phản biện cũng như khả năng truy cập vào kho dữ liệu rộng hơn, phong phú hơn tài năng. Với các công cụ, quy trình phù hợp và một chút thời gian, các công ty có thể giúp nhân viên của họ làm việc tốt hơn từ xa với giao tiếp và cộng tác không đồng bộ.

Theo Lattice

Theo dõi tiếp các bài viết của chúng tôi tại www.finverse.vn